Vastuullista päätöksentekoa
Aika ajoin AOn hallituksen jäseniltä kysytään, kuinka AOn päätöksenteko toimii. Siksi kerromme tässä blogissamme hieman AOn päätöksentekokäytännöistä.
Olemme liittomuotoinen yhdistys, mikä tarkoittaa, että jäseniämme ovat yhdistykset, eivät yksittäiset henkilöt. Päätöksemme perustuvat joka tasolla demokraattisiin periaatteisiin. Päätökset tehdään tarvittaessa äänestämällä ja enemmistön kanta ratkaisee.
AOn ylin päättävä elin on vuosikokous. Jäsenyhdistykset voivat lähettää vuosikokoukseen edustajiaan suhteessa niiden kokoon. Vuosikokous tekee toimintaamme ohjaavat linjaukset, kuten esimerkiksi hyväksyy toimintasuunnitelman, talousarvion ja palkkiot.
Vuosikokouksen valitsema hallitus on AOn keskeinen toimielin. Yhdistyslaki velvoittaa hallitusta hoitamaan AOn asioita huolellisesti lain, sääntöjen ja yhdistyksen päätösten mukaan ja hallituksen jäsentä olemaan lojaali AOlle. Hallitus on sitoutunut toimimaan luottamuksellisesti ja työskentelemään oikeudenmukaisesti, vastuullisesti ja avoimesti.
Hallitus toteuttaa vuosikokouksen tahtoa ja vastaa yhdistyksen toiminnasta. Hallitus valmistelee kokouksissa käsiteltävät asiat ja huolehtii päätösten toimeenpanosta. Puheenjohtaja johtaa ja valvoo toimeenpanoa.
Kullekin hallituksen jäsenelle määritellään hallituskauden alussa omat tehtävät. Heistä jokainen kuuluu johonkin tiimiin ja työryhmään, jotka valmistelevat asioita yhteisesti päätettäväksi ja toteuttavat päätöksiä. Hallitusjäsenet osallistuvat myös OAJn päätöksenteko- ja valmisteluelimiin.
AOn päätöksenteossa jokainen hallituksen jäsen saa ajaa omia tavoitteitaan, mutta tehdyt päätökset sitovat kaikkia hallituksen jäseniä. Hallituksen jäsen saa yrittää muuttaa yhdistyksen linjaa sen päätöksenteossa, mutta jos linja ei sen mukaisesti muutu, jäsen ei voi toimia päätetyn linjan vastaisesti. Esimerkiksi kun hallituksen jäsen toimii edustajanamme, hän ei voi ajaa muissa OAJn toimielimissä päätösehdotuksia tai henkilövalintoja, jotka ovat AOn omien päätösten vastaisia.
Vuosikokouksen ja hallituksen päätökset kirjataan pöytäkirjoihin, jotka toimivat virallisina asiakirjoina, todistavat päätöksenteon laillisuuden ja antavat selkeät ohjeet toimeenpanosta. Sisäinen ohjeemme, hallinto- ja taloussääntö, määrittelee puheenjohtajan ja hallituksen jäsenten vastuut. Esimerkiksi puheenjohtaja vastaa yhteydenpidosta jäsenyhdistyksiin, kun taas sihteeri huolehtii asiakirjojen hallinnasta. Hallinto- ja taloussäännössä määrätään myös muun muassa hankintaoikeuksista ja sisäisestä tarkastuksesta. Tositetarkastaja valvoo, että hankinnat ovat taloussäännön mukaisia. Vuosikokouksen valitsema toiminnantarkastaja tarkastaa yhdistyksen ja hallituksen kokousten päätösten toimeenpanoa. Vuosikokouksen valitsema KHT tilintarkastusyhteisö tarkastelee toimintaamme yhdessä OAJn kirjanpitäjän kanssa koko vuoden ajan, ei pelkästään kerran ennen vuosikokousta.
Päätösten toimeenpanosta raportoidaan seuraavissa vuosikokouksissa. Toimintakertomus, tilinpäätös ja seuranta tehtyjen aloitteiden osalta käsitellään jälleen vuosikokouksessa Porissa 17.11.2024.
Näin siis toimii päätöksenteko AOssa. Säännöt ja ohjeet yhdistettynä asiantuntemukseen ja intohimoon tekevät siitä vastuullista.
Tuija Mäntsälä, AOn puheenjohtaja
Tuovi Pasma, AOn sihteeri